Skip to main content

Регламент подтверждения записей на ремонт через Telegram

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ПОРЯДОК ДЛЯ СОТРУДНИКОВ АВТОСЕРВИСА

Назначение регламента Обеспечить достоверное плановое время работ, закрепить ответственность за запись и поддерживать актуальные данные о загрузке сотрудников.

Короткий алгоритм

1 Получить уведомление 2 Проверить данные 3 Исправить при необходимости 4 Проверить актуальность 5 Подтвердить
Главное правило Если данные в Telegram полные, понятные и актуальные, запись можно подтвердить непосредственно из сообщения. Открывать её в Автодилере необходимо только для уточнения или исправления данных. Подтверждение выполняет исключительно сотрудник, указанный кликабельным именем в сообщении.

1. Где приходят уведомления

Бот uptuns_admin_bot публикует уведомления в теме «Контроль записей» рабочего Telegram-чата. Кликабельное имя в сообщении указывает сотрудника, который назначен ответственным за запись и должен её подтвердить.

Бот проверяет Автодилер каждые 30 минут, поэтому новое уведомление или сообщение об изменении может появиться в течение следующего цикла проверки.

2. Какие данные содержит сообщение

  • кто создал запись;
  • ответственный сотрудник;
  • дата, время начала и окончания;
  • общая продолжительность;
  • номер записи и автомобиль;
  • причина обращения клиента;
  • состав работ и стоимость.

3. Как подтвердить новую запись

  1. Убедитесь, что кликабельным именем в сообщении указаны именно вы.
  2. Проверьте дату, время начала и окончания, общую продолжительность, причину обращения и состав работ.
  3. Если всё указано правильно и сообщение актуально, нажмите «Подтвердить» непосредственно в Telegram.
  4. Если данные требуют уточнения или исправления, нажмите «Изменить запись», внесите изменения в Автодилере и сохраните их.
  5. Дождитесь сообщения «ЗАПИСЬ ИЗМЕНЕНА» либо нажмите «Подтвердить» — бот перечитает последнюю версию записи.
  6. Подтвердите только актуальные данные.

После успешного подтверждения кнопка исчезнет, а в сообщении появится имя сотрудника, выполнившего подтверждение.

4. Значение уведомлений

🔔 НОВАЯ ЗАПИСЬ

Создана новая запись. Проверьте данные в сообщении и подтвердите их. Если требуется уточнение или исправление, откройте запись в Автодилере.

✏️ ЗАПИСЬ ИЗМЕНЕНА

После уведомления изменились время, продолжительность, причина обращения, работы, стоимость или другие важные поля. Старое сообщение удаляется, прежнее подтверждение сбрасывается. Новую версию необходимо проверить и подтвердить повторно.

↪️ ЗАПИСЬ ПЕРЕНЕСЕНА

Запись назначена другому сотруднику или на другое рабочее место. Старое сообщение удаляется. Проверку и подтверждение выполняет новый ответственный сотрудник.

⚠️ ЗАПИСЬ БЕЗ РАБОТ

В записи отсутствуют активные работы. Подтверждение недоступно. Откройте запись в Автодилере, добавьте работы из справочника и сохраните изменения. После обновления бот пришлёт новое сообщение с кнопкой подтверждения.

❌ ЗАПИСЬ ОТМЕНЕНА

Запись отменена в Автодилере. Подтверждать её не требуется, кнопка отсутствует.

5. Особые ситуации

Запись изменена после подтверждения

Любое существенное изменение отменяет прежнее подтверждение. Ответственный сотрудник обязан проверить новую версию сообщения и подтвердить её повторно. Открывать запись в Автодилере нужно, только если данные требуют уточнения или исправления.

Запись перенесена другому сотруднику

Прежний сотрудник её не подтверждает. Сотрудник, указанный новым кликабельным именем в сообщении, проверяет дату, время, причину обращения и работы, затем подтверждает новое сообщение.

Запись отменена

Отменённую запись подтверждать нельзя. Если отмена произошла до очередной проверки, бот обнаружит её при нажатии кнопки и вместо подтверждения пришлёт сообщение «ЗАПИСЬ ОТМЕНЕНА».

6. Фактическое время выполненных работ

В конце рабочего дня сотрудник обязан проверить завершённые записи и привести время в Автодилере к фактическому: со скольки до скольки он действительно был занят работой.

Важно различать Плановое время фиксируется при записи, а фактическое время — после выполнения. Оба показателя должны быть достоверными.

7. Что запрещено

  • подтверждать запись без работ;
  • подтверждать запись, если кликабельным именем в сообщении указан другой сотрудник;
  • игнорировать новое сообщение после изменения подтверждённой записи;
  • оставлять заведомо неверное время начала, окончания или продолжительность.
Персональная ответственность Нажатие кнопки фиксируется вместе с Telegram ID сотрудника. Подтверждение означает, что назначенный сотрудник проверил данные и отвечает за корректность планового времени, причины обращения и состава работ на момент подтверждения. Подтверждать запись за коллегу нельзя.

Регламент обязателен для всех сотрудников, которым назначаются записи на ремонт.

No comments to display

Back to top